Die Stadt Weiden in der Oberpfalz – als kreisfreie Stadt mit starkem regionalem Einfluss – verfolgt einen klaren Anspruch: Digitalisierung soll nicht nur umgesetzt, sondern aktiv gestaltet werden.

Auf der Suche nach einem virtuellen Mitarbeiter beziehungsweise Chatbot führte die Stadt über mehrere Monate hinweg einen intensiven Auswahlprozess durch. Zahlreiche Anbieter wurden analysiert, Vor- und Nachteile abgewogen, Wirtschaftlichkeit und technische Leistungsfähigkeit geprüft.

Das Ziel war eindeutig:

• Spürbare Entlastung der Verwaltung
• Nachhaltige Einsparungspotenziale
• Zukunftssichere Technologie
• Maximale Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger

Am Ende setzte sich die Cosmema GmbH mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis und den überzeugendsten Effizienzpotenzialen durch.

Der entscheidende Unterschied: KI statt klassischer Chatbot

Ein zentraler Faktor für die Entscheidung war die technologische Tiefe des virtuellen Mitarbeiters auf Basis von KI.

Im Gegensatz zu klassischen Chatbots bietet die Lösung von Cosmema:

• Sprach-Eingabe
• Sprach-Ausgabe
• Leichte Sprache
• Kontextbezogene Antworten
• Zugriff auf legitimierte Datenquellen

Bürgerinnen und Bürger können mit der KI sprechen – und sie spricht zurück.

Diese natürliche Interaktion senkt Hemmschwellen und erleichtert den Zugang zu Verwaltungsinformationen erheblich.

Leichte Sprache als echter Mehrwert

Gerade bei komplexen Verwaltungsprozessen entsteht häufig ein Problem: Viele Menschen verstehen behördliche Abläufe oder rechtliche Formulierungen nur schwer.

Mit der integrierten Funktion der Leichten Sprache schafft die Stadt Weiden hier einen echten Mehrwert.

Die KI kann Inhalte so aufbereiten, dass:

• Verwaltungsprozesse verständlicher werden
• Online-Dienstleistungen nachvollziehbar erklärt werden
• Hemmschwellen reduziert werden
• Bürgerinnen und Bürger eigenständig handeln können

Das bedeutet mehr Selbstständigkeit für die Bürgerschaft und weniger Rückfragen für die Verwaltung.

Digitale Vorreiterrolle in Bayern

Als eine der ersten Kommunen in Bayern implementierte Weiden den virtuellen Mitarbeiter auf Basis von KI auf ihrer Website.

Damit setzt die Stadt ein klares Signal: Digitale Schlüsseltechnologien gehören in die kommunale Infrastruktur.

Der virtuelle Mitarbeiter steht rund um die Uhr zur Verfügung, verbessert die Erreichbarkeit der Verwaltung und trägt dazu bei, Service und Effizienz nachhaltig zu steigern.

Mehrwert für die Stadt Weiden

• Ergebnis eines strukturierten, mehrmonatigen Auswahlprozesses
• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis im Wettbewerb
• Sprach-Ein- und Ausgabe
• Integrierte Leichte Sprache
• Spürbare Entlastung der Verwaltung
• 24/7-Verfügbarkeit
• Vorreiterrolle im Freistaat Bayern
• Zukunftssichere KI-Infrastruktur

Fazit

Mit der Einführung des virtuellen Mitarbeiters auf Basis von KI geht die Stadt Weiden einen konsequenten Schritt in Richtung digitale Exzellenz.

Technologische Innovation, wirtschaftliche Vernunft und bürgerorientierter Service wurden in einer Lösung vereint.

Weiden zeigt:

Digitale Verwaltung bedeutet nicht nur Effizienz, sondern Verständlichkeit, Zugänglichkeit und Zukunftsfähigkeit.