Als Dirk Schader sein Amt als Bürgermeister der Stadt Wolfhagen im Landkreis Kassel antrat, stand ein Thema ganz oben auf seiner Agenda: Digitalisierung. Bereits im Wahlkampf hatte er deutlich gemacht, dass moderne, bürgernahe Verwaltung und digitale Serviceangebote entscheidend für die Zukunftsfähigkeit der Stadt sind.

Noch vor seinem offiziellen Amtsantritt suchte er aktiv nach Lösungen, die Wolfhagen strategisch nach vorne bringen. Sein Anspruch war klar: keine Insellösungen, sondern ein ganzheitliches, nachhaltiges System für Kommunikation, Service und Verwaltungsentlastung.

Auf der Suche nach einem starken Partner stieß er auf Cosmema – den Marktführer für digitale Bürgerkommunikation in Deutschland.

Die Entscheidung: Ganzheitliche Digitalisierung mit System

Wolfhagen wurde die erste Referenzkommune von Cosmema in Hessen und setzte damit ein deutliches Zeichen für Innovationskraft und Zukunftsorientierung.

Gemeinsam wurde eine vollständig vernetzte Digitalstrategie umgesetzt:

• Heimat-Info App für direkte und schnelle Bürgerkommunikation
• Moderne, barrierefreie Kommunen-Homepage im neuen Framework
• Virtueller Mitarbeiter auf Basis von KI
• Digitale Infoterminals vor Ort
• Infoscreens für amtliche Bekanntmachungen und aktuelle Neuigkeiten

Es entstand kein Einzelprojekt, sondern ein integriertes digitales Ökosystem, das alle Kommunikationskanäle miteinander verbindet.

Premiere in Hessen: Erster virtueller Mitarbeiter auf Basis von KI (KI-Chatbot) in einer Kommune

Wolfhagen war die erste Kommune in Hessen, die den virtuellen Mitarbeiter auf Basis von KI eingeführt hat.

Der KI-Chatbot ist rund um die Uhr erreichbar, beantwortet Bürgeranfragen in Sekundenschnelle, verweist direkt auf Online-Verfahren und greift ausschließlich auf legitimierte, geprüfte Datenquellen zurück. Er ist barrierefrei, mehrsprachig (über 100 Sprachen), bietet Vorlesefunktionen und ermöglicht sowohl Sprach- als auch Texteingabe.

Ziel war es, die Verwaltung spürbar zu entlasten und gleichzeitig den Bürgerservice zu verbessern.

Messbarer Erfolg: 60 Prozent weniger Anrufe

Die Einführung des virtuellen Mitarbeiters wurde wissenschaftlich begleitet. Im Rahmen der Dissertation unseres Geschäftsführers Johannes Vollnhals wurde gemeinsam mit der Cosmema GmbH eine Studie durchgeführt, in der das Anrufaufkommen in der Verwaltung vor und nach Einführung des KI-Systems systematisch erfasst und ausgewertet wurde.

Das Ergebnis war eindeutig – eine Entlastung von rund 60 Prozent bei eingehenden Anrufen:

• deutlich reduziertes Telefonaufkommen
• mehr Zeit für komplexe und persönliche Anliegen
• effizientere Verwaltungsabläufe
• höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitenden
• schnellere Auskünfte für Bürgerinnen und Bürger

Wolfhagen wurde damit zu einem wissenschaftlich belegten Best-Practice-Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der kommunalen Verwaltung.

Barrierefreiheit als Standard – nicht als Zusatz

Mit dem neuen Cosmema-Framework gehörte Wolfhagen zu den ersten Kommunen bundesweit, die standardmäßig die Deutsche Gebärdensprache integriert haben. Damit wird die vollständige BTV 2.0-Konformität sichergestellt – nicht als optionales Modul, sondern als fester Bestandteil der digitalen Infrastruktur.

Digitale Infrastruktur auch vor Ort erlebbar

Mit den digitalen Infoterminals schafft Wolfhagen zusätzlich eine Verbindung zwischen analoger und digitaler Welt. Bürgerinnen und Bürger können:

• Online-Termine direkt vor Ort buchen
• aktuelle Bekanntmachungen abrufen
• Neuigkeiten auf Infoscreens verfolgen
• Serviceangebote unabhängig von Öffnungszeiten nutzen

So wird Digitalisierung nicht nur online gedacht, sondern im Stadtbild sichtbar.

Vernetzung statt Insellösungen

Ein zentraler Erfolgsfaktor in Wolfhagen ist die vollständige Vernetzung aller Systeme.

App, Homepage, virtueller Mitarbeiter auf Basis von KI und digitale Infoterminals greifen ineinander. Inhalte werden zentral gepflegt und auf allen Kanälen ausgespielt. Informationen sind konsistent, aktuell und jederzeit verfügbar. Das reduziert Pflegeaufwand, vermeidet Medienbrüche und sorgt für eine moderne, professionelle Außenwirkung.

Mit dem Amtsantritt von Bürgermeister Dirk Schader wurde Digitalisierung nicht nur angekündigt – sie wurde konsequent umgesetzt.

Wolfhagen hat sich bewusst für eine ganzheitliche Lösung entschieden und ist heute digitale Vorreiterkommune in Hessen. Die Kombination aus virtueller Mitarbeiter auf Basis von KI, App, Homepage und Infoterminals zeigt, wie moderne Verwaltung funktionieren kann: effizient, barrierefrei, bürgernah und wissenschaftlich messbar erfolgreich.

Die Stadt Wolfhagen beweist: Digitalisierung ist kein Projekt.
Sie ist eine strategische Entscheidung für die Zukunft.